Dosen Fasilkom Unilak berikan Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik (E-Archive) Pada Kantor Kecamatan Sail Pekanbaru

Pelatihan yang dilakukan oleh Dosen Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom) Universitas Lancang Kuning (Unilak) ini merupakan wujud dari salah satu Tridarma Perguruan Tinggi, yaitu Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM). PKM yang diberikan ini merupakan bentuk kontribusi Dosen Fasilkom dalam bidang teknologi. Yaitu dengan memberikan Pelatihan yang didalamnya terdapat Iptek bagi Masyarakat.

Kegiatan ini diikuti oleh tiga Kelurahan yang ada pada Kecamatan Sail, yaitu kelurahan Sukamaju, Kelurahan Cinta Raja dan Kelurahan Suka mulya. Masing-masing Kelurahan mengirim dua peserta yang ikut serta dalam pelatihan.

Pelatihan Pengelolaan Arsip berbasis Elektronik dipilih sebagai tema pelatihan, dikarenakan kekhawatiran tim akan arsip yang belum dikelola dengan baik terutama pada tiga kelurahan yang ada di Kecamatan Sail, yaitu Kelurahan Sukamaju, Sukamulia dan Cintaraja. Pada tiga kelurahan tersebut, memilliki permasalahan yang sama, yaitu baik dari manajemen kearsipan yang belum berjalan dengan baik juga belum adanya file digital  yang tersimpan pada cloud storage yang tentunya juga sangat penting sebagai back up data-data maupun berkas-berkas penting Kelurahan.

Dalam manajemen kearsipan, sedikit banyak, para peserta sudah mengetahui teorinya, namun belum aplikatif. Contohnya saja, mereka belum pernah melakukan penyusutan arsip, dimana kita ketahui bahwa arsip itu terus bertambah seiring dengan perkembangan waktu,  sehingga arsip perlu disederhanakan dengan di filter dan dimusnahkan secara berkala. Tidak ada penyusutan arsip mengakibatkan, selain makan tempat, juga arsip  tidak mudah ditemukan secara cepat. Padahal idealnya suatu arsip dalam suatu institusi ataupun organisasi itu mudah dilaksanakan, mudah dimengerti, murah/ekonomis, tidak makan tempat, mudah dicapai, fleksibel, mempermudah pengawasan, dan lain sebagainya.

Selanjutnya untuk penyimpanan digital yang juga termasuk hal yang crucial dalam kearsipan. Selama ini ketiga kelurahan ini belum pernah melakukan penyimnanan secara digital. Selama ini data-data tersimpan pada map-map dan juga hanya terdapat pada penyimpanan lokal di komputer (Drive) yang ada di kantor lurah.

Oleh karena itu, sebagai langkah preventif dari permasalahan tersebut, tim pengabdian yang diketuai oleh ibu Mariza Devega, S.T., M.Kom., MTA dan beranggotakan Ibu Yuhelmi, M.Kom., MTA dan Bapak Muhammad Sadar, S.E., M.Kom., MTA. Menginisiasi untuk diberikannya pelatihan pengelolaan e-archive pada Kantor Kecamatan Sail yang diikuti oleh tiga Kelurahan. Dalam pelatihan e archive ini peserta diberikan materi Manajemen Kearsipan yang komprehensif, selain itu juga diajarkan cara mengubah berkas-berkas fisik menjadi berkas elektronik, sebelum nantinya di upload pada cloud storage.

Terakhir peserta diminta praktek langsung bagaimana cara upload file ke cloud storage sambil dipandu oleh tim pengabdian agar lebih paham teori dan mudah dalam mempraktekkannya.

Kegiatan ini sangat bermanfaat sekali bagi instansi dan pribadi, saya akan coba memasukkan berkasi-berkas penting saya dahulu ke cloud storage terlebih dahulu sebelum memasukkan arsip-arsip yang dikantor kata Elsi wanti salah satu peserta pelatihan.

Bapak Fahrudin, sebagai Camat Sail berharap kedepannya ada kegiatan berkelanjutan guna meningkatkan SDM di kelurahan khususnya demi beradaptasi di era digitalisasi ini.